Privacyreglement

Alleen medewerkers die direct contact hebben met de klant gebruiken dossiers. Iedereen heeft recht op inzage in zijn eigen dossier. De regels staan vermeld in het Reglement Pricacybescherming van gegevens van cliënten van MEE:

Reglement inzake privacybescherming van gegevens van cliënten van MEE

Artikel 1   Begripsbepalingen

A         MEE Rotterdam Rijnmond:
de dienst welke zich ten doel stelt ambu­lante maat­schappelijke dienst­ver­lening te bieden aan mensen met een han­dicap en/of chronische ziekte en hun omge­ving, in alle levens­fasen en op alle levens­gebieden van de cliënt;  

B         Wet
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

C         Autoriteit Persoonsgegevens
de AP is het orgaan dat belast is met het toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 

D         Persoonsgegevens:

gegevens die herleidbaar zijn tot een individu­ele na­tuur­lijke persoon;

E         Bijzondere persoonsgegevens:

persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechterlijke persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag;

F          Verwerking van persoonsgegevens

verwerking zijn diversen typen handelingen, o.a. verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, met elkaar in verband brengen, maar ook afschermen, uitwissen of vernietigen. Kortom het gehele samenhangende proces dat een bepaald soort persoonsgegeven onder verantwoordelijkheid van de organisatie doormaakt, vanaf het moment van verzamelen tot en met vernietiging;

G         Persoonsregistratie:           

een verzameling van op verschillende perso­nen betrekking hebbende gege­vens, waaron­der me­dische, psy­cholo­gische, sociale en/of gezinsge­ge­vens voor zo­ver deze in het kader van de dienst­verlening zijn ver­zameld, welke ver­zame­ling langs een geheel of gedeeltelijke geau­tomatiseerde weg wordt verwerkt of met het oog op een doeltreffende raad­pleging van niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgege­vens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn daarin te worden opgenomen;

H         Cliënt:           
degene over wie persoonsgegevens in de per­soonsre­gistratie zijn opge­nomen;

I           Verantwoordelijke:  
de bestuurder is degene die het doel en de middelen voor de gegevensverwerking vaststelt en die ervoor zorgt dat aan de eisen die de AVG stelt t.a.v. het omgaan met persoonsgegevens, wordt voldaan; 

J          Beheerder:   
degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dage­lijkse zorg van de verwerking van persoonsgegevens of een gedeelte daarvan; 

K         Bewerker:
degene die in opdracht van de verantwoordelijke de persoonsgegevens verwerkt;

L          Verstrekken van gegevens:

het be­kend maken of ter beschikking stellen van per­soonsge­gevens die in de registratie zijn opgeno­men, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens zijn verkregen;

M         Verstrekken van gegevens aan een derde:

verstrekken van gegevens uit de per­soons­regis­tratie aan een per­soon of in­stantie buiten de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van het verstrekken aan de cliënt of de bewerker;

N         Ontvangers:

degenen aan wie  de persoonsgegevens worden verstrekt. De ontvanger kan zowel een persoon binnen de organisatie van de verantwoordelijke, als een persoon buiten de organisatie zijn;

Artikel 2

Dit reglement is van toepassing op de persoonsregi­stra­tie van cliënten zoals deze door MEE Rotterdam Rijnmond binnen haar eigen cliëntregistratiesysteem wordt uitgevoerd.

Paragraaf 2    Algemene bepalingen; doel, inhoud en toezicht

Artikel 3

1.  Het doel van de persoonsregistratie van cliënten is het vast­leggen van per­soons­ge­gevens betreffende cliënten van MEE Rotterdam Rijnmond, welke nood­za­kelijk zijn voor:

a.de ondersteuning en/of dienstverlening;

b.het beleid en de (kwalitatief) verantwoorde bedrijfsvoering van de instelling;

c.de registratie- en informatieverplichtingen voortvloeiend uit wettelijke verplichtingen;

d.het (doen) verrichten van onderzoek ten behoeve van de dienst­ver­le­ning;

2.  In de persoonsregistratie worden slechts persoonsgegevens op­genomen, welke noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor de regi­stratie is aange­legd;

3.  Bijzondere persoonsgegevens mogen alleen in de persoonsregistratie worden opgenomen als daar een algemene of specifieke wettelijke grondslag voor is of als dat gebeurt met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de cliënt;

4.  De persoonsgegevens worden slechts gebruikt voor doeleinden die met het doel van de registratie verenigbaar zijn;

Artikel 4

1.  De persoonsregistratie bevat uitsluitend gegevens die zijn ontvangen van:

de cliënt of zijn vertegenwoordiger;
direct bij de cliënt betrokken personen;
verwijzers;
hulpverleners en hulpverlenende instanties incl. leerkrachten;
verzekeringsinstellingen;

Artikel 5

1.  De bestuurder van MEE Rotterdam Rijnmond is de verantwoordelijke van de per­soonsre­gistratie;

2.  De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de per­soonsre­gistratie;

3.  De verantwoordelijke draagt zorg voor de nodige voorzieningen van tech­nische en organi­satorische aard ter beveiliging van de per­soonsre­gistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisne­ming, wijziging of verstrekking daarvan;

4.  De verantwoordelijke is aansprakelijk voor eventuele schade of nadeel, voort­vloei­end uit het niet-nakomen van de bepalingen van dit regle­ment;

5.  De verantwoordelijke bepaalt wie beheerder is. Bij MEE Rotterdam Rijnmond is dit het lid van het Managamentteam die belast is met de coordinatie van het kwaliteitsbeleid; 

Paragraaf 3    Verstrekken van gegevens uit de registratie en toegang tot de registratie

Artikel 6

1.  Onverminderd het bij of krachtens de wet bepaalde en hetgeen in de hiernavol­gende artikelen 7 en 8 is opgenomen, verstrekt de verantwoordelijke of de medewerker die met de uitvoering van de taken is belast, aan anderen dan de cliënt geen inlichtingen over de cliënt, dan wel inzage in of afschrift van de bescheiden, dan met toe­stemming van de cliënt. De toestemming kan steeds -schriftelijk- worden ingetrokken;

2.  Dit artikel is evenals de beide volgende artikelen van toepassing op het interne

gegevensverkeer tussen medewerkers van verschillende afdelingen en op het externe gegevensverkeer tussen MEE Rotterdam Rijnmond en instellingen waar MEE Rotterdam Rijnmond een samenwerkingsverband mee is aangegaan, of waar zij medewerkers gedetacheerd heeft.

3.  Indien de cliënt minderjarig is en de leeftijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt, is voor het verstrekken van gegevens de toestemming van zijn ouder(s) of voogd vereist. Indien de cliënt 16 jaar of ouder is, maar niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, is toestemming van zijn (wettelijk) vertegenwoordiger vereist;

Artikel 7

1.  Binnen MEE Rotterdam Rijnmond kunnen zonder toestemming van de cliënt of zijn wettelijk vertegenwoordiger gegevens worden verstrekt dan wel inzage of afschrift worden verleend:

a.aan personen wier taak het is de verleende zorg te contro­leren, te evalu­eren en te toetsen, voorzover nodig voor de uitoefening van hun taak;

2.  Toegang tot de in de persoonsregistratie opgenomen personalia hebben de beheerder en de door de beheerder aangewe­zen mede­werkers, voor zover nodig t.b.v. een adequate uitoe­fe­ning van hun functie;

3.  De verantwoordelijke heeft slechts toegang tot de cliëntgegevens indien dit noodza­kelijk is in verband met zijn algehele ver­antwoor­delijkheid als verantwoordelijke;

Artikel 8

1.  Buiten MEE Rotterdam Rijnmond kunnen zonder toestemming van de cliënt of zijn vertegenwoordiger gegevens worden verstrekt dan wel inzage of afschrift worden verleend, voor zover dat voor de taakuitoefening nood­zakelijk is aan:

ziektekostenverzekeraars en uitvoerings­organen van de Wlz;

2.  Indien gegevens zodanig zijn geanonimiseerd, dat zij niet direct tot individuele personen herleidbaar zijn, kan de verantwoordelijke beslis­sen deze te verstrek­ken ten behoeve van instanties van statistiek of weten­schap­pelijk onderzoek;

3.  Zonder toestemming van de cliënt kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek specifiek op het gebied van de volksgezondheid aan een ander gegevens over de cliënt worden verstrekt indien:
het vragen van de toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de cliënt niet onevenredig wordt geschaad, of;
het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de verantwoordelijke zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele natuurlijke personen redelijkerwijs wordt voorkomen;

      Verstrekking is pas mogelijk indien:
het onderzoek het algemeen belang dient;
het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd, en
voor zover de betrokken cliënt tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt;

4.  In geval toestemming van een cliënt of zijn (wettelijk) vertegenwoordiger is vereist, maar op grond van een noodsituatie de tijd voor het vragen van toestem­ming ontbreekt, kunnen gegevens worden ver­strekt aan de betrokken hulpverle­ners buiten MEE Rotterdam Rijnmond teneinde de voort­gang van de hulp­-en dienstverlening niet te belem­meren;

Paragraaf 4    Rechten van cliënten

Artikel 9

1.De verantwoordelijke van de persoonsregistratie vermeldt door middel van een algemene kennisgeving het be­staan van de registratie en van dit regle­ment en geeft tevens aan op welke wijze het regle­ment kan worden ingezien en verkregen en nadere infor­matie ter zake kan worden ingewon­nen;

2.De verantwoordelijke deelt een ieder op diens verzoek schriftelijk binnen vier weken mede of hem betreffende persoonsgegevens in de registra­tie zijn opgeno­men. Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens;

3.De bedoelde mededeling in lid 2 bevat tevens de naam, het adres en de woonplaats van de verantwoordelijke;

Artikel 10

1.De cliënt heeft het recht kennis te nemen van de op zijn per­soon betrekking heb­bende gege­vens en daarvan een afschrift te ontvangen. Het originele dossier blijft echter altijd eigendom van MEE Rotterdam Rijnmond;

2.Ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt komt dit recht toe aan de gezaghebbende ouder(s) of voogd. Ten aanzien van personen van 16 jaar of ouder waarbij in de contac­ten met MEE Rotterdam Rijnmond een (wettelijk) vertegenwoordiger voor de cliënt is opgetre­den, komt dit recht tevens toe aan de (wettelijk) vertegenwoordiger, voor zover noodzake­lijk om zijn taak goed te kunnen uitoefenen;

3.Een verzoek tot inzage of afschrift moet de betrokkene indienen bij de verantwoordelijke;

4.  De verantwoordelijke kan dit verzoek weigeren indien dit noodzakelijk is in het belang van:

de veiligheid van de staat;
de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;
het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de belangen, bedoeld onder b en c, of;
de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen;

5.De gevraagde inzage dan wel het verstrekken van het gevraagde afschrift dient binnen vier weken te kunnen plaatsvinden;

6. Het inzagerecht wordt uitgeoefend in aanwezigheid van een medewerker;

Artikel 11

1.De cliënt of diens (wettelijk) vertegenwoor­diger kan verzoeken om verbetering of aanvul­ling van de op hem betrekking hebbende gegevens, dan wel om verwijdering, vernietiging of afscherming van op hem betrek­king hebbende gegevens;

2.De cliënt of diens (wettelijk) vertegenwoordiger dient daartoe een schrifte­lijk en gemoti­veerd ver­zoek in bij de verantwoordelijke;

3.De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet;

Artikel 12

De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat voldoende waarborgen bestaan voor

identificatie van degene die gebruik wil maken van de rechten genoemd in art. 9, 10 en 11;

Paragraaf 5    Bewaarplaats en bewaartermijn

Artikel 13

1.Persoonsgegevens op schrift worden in bewaring gege­ven in een af te sluiten archief­ruimte;

2.De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. MEE Rotterdam Rijnmond hanteert conform wettelijke voorschriften een periode van vijftien jaar na beëindiging van de dienstverlening;

3. De bewaartermijn kan op verzoek of met instemming van de cliënt éénmaal verlengd  worden met een maximum van vijf jaar;

4.Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de betreffende per­soons­gege­vens uit de registratie verwijderd en vernietigd, zulks binnen de termijn van twee maanden; 

Paragraaf 6    Geheimhouding

Artikel 14

Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit regle­ment en daarbij tevens de beschikking krijgt over per­soonsgegevens, waar­van hij het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt of beroep een wettelijk voor­schrift een geheimhoudingsplicht ter zake van die persoonsgegevens geldt, is verplicht tot geheim­houding daarvan, behoudens voorzover enig wettelijk voor­schrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoe­ring van dit reglement de noodzaak tot bekendmaking voort­vloeit;

Paragraaf 7    Protocolplicht

Artikel 15

Een ieder die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke gegevens uit

de persoonsregistratie aan derden verstrekt is verplicht op deugde­lijke wijze bij te houden aan welke derden de gegevens zijn verstrekt, alsmede op grond waarvan deze gegevens zijn verstrekt;

Paragraaf 8    Slotbepalingen 

Artikel 16

Indien in het kader van de ondersteuning gebruik wordt gemaakt van audio/vi­suele apparatuur, wordt van de opnames en apparatuur geen ander gebruik gemaakt dan expliciet met de cliënt is overeengekomen;

Artikel 17

Klachten omtrent de uitvoering van dit reglement kunnen door geregistreerde cliënten worden ingediend bij de klachtencommissie. Op de behandeling zijn de regels van de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector en het Klachten­reglement van MEE Rotterdam Rijnmond van toepassing. Het gebruik maken van de klachtenregeling laat onverlet de mogelijkheid om bemiddeling van de Autoriteit Persoonsgegevens in te roepen of de rechter in te schakelen.

Artikel 18

Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement t.b.v. cliënten van MEE Rotterdam Rijnmond, is per 7 februari 2011 in werking getreden en herzien op 23 november 2015, 10 november 2017 en 14 mei 2018. Dit reglement heeft een geldigheid tot en met december 2019 en is bij de verantwoordelijke in te zien en op te vragen.

Sociale kaart Nederland wijst u de weg

MEE ondersteunt, in samenwerking met Isatis Care, burgers en professionals met Sociale Kaart Nederland. De Sociale Kaart bestaat uit tienduizenden organisaties rond arbeid, onderwijs, sport, wonen, welzijn en zorg. Iedereen gebruikt dagelijks deze data om informatie te vinden, mensen op weg te helpen en daarmee kosten te besparen. Meer informatie->